El fraude interno en las empresas se incrementó un 54% en 2022 superando el volumen de pérdidas las cifras récord de 2019. Según el informe “El impacto del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas españolas” elaborado por Emburse Captio, especializada en el desarrollo de soluciones tecnológicas para empresas, en 2022, el fraude interno supuso un coste de más de 78.882€ anuales de media por empresa en España, un 54 % más respecto al año anterior y superando los 76.427 euros registrados de máximo en 2019 antes de la pandemia.

Para la elaboración del informe, Emburse Captio ha analizado una muestra de 11.747.399 gastos de desplazamientos profesionales recogidos en las hojas de gastos reportadas por 1.059 empresas durante el año 2022 y más de 300 millones de gastos reportados.

Este fenómeno afecta a la mayoría de las empresas y se ha observado que el 16 % de los gastos generados por los trabajadores no cumple con las políticas de gastos fijadas por las empresas, algo que genera un sobrecoste notable. Según los datos del presente estudio, el coste medio de fraude interno por empleado es de 561 euros al año, un coste que supone un aumento de casi el 51% respecto a los 372 euros detectados en 2019 antes de la pandemia.

“Las irregularidades en la gestión de los gastos internos reducen seriamente la competitividad de las compañías, dificultan la toma de decisiones debido a la distorsión de los datos disponibles y exponen a las empresas a sanciones económicas así como a otras repercusiones legales y reputacionales”, advierte Jordi Sala, Sales Director de Iberia en Emburse Captio.

”Analizar los gastos de personal, los costes vinculados a la producción o los relacionados con la gestión administrativa del negocio vuelven a cobrar especial interés en tiempos de adversidad económica, sobre todo a la hora de detectar el problema que supone encontrar el origen de la pérdida de ingresos en los denominados gastos ocultos”, añade.

Tipos de fraude interno

En esta nueva edición se han valorado los diferentes tipos de fraude existentes y cómo afectan a las empresas según su dimensión. La finalidad principal es proponer una serie de medidas efectivas para minimizar un problema que afecta a la gran mayoría de las compañías y concienciar sobre el impacto económico y en general que el fraude interno supone a todo tipo de empresas. Determinar el alcance del fraude interno en las empresas, eliminar los efectos negativos de este coste interno y lograr que las empresas sean más eficientes son los objetivos de este informe.

Por importe: comprende a aquellos gastos cuyo valor incumple los criterios establecidos por las políticas de viaje de la compañía. Aquí se incluyen cuestiones tales como exceder el límite de las cantidades máximas autorizadas o no reflejar los anticipos efectuados por la empresa.

Por justificante: engloban aquellos justificantes que no están debidamente acreditados. Con respecto a esto, una de las prácticas que más preocupa a las empresas que forman parte del presente estudio es la relacionada con los tiques pasados más de una vez. No contar con un justificante, aportar un documento que no cumple las condiciones necesarias para ser considerado como factura válida o editar la información del justificante son otros de los fraudes internos con los que se tiene especial cuidado.

Por fecha: se produce cuando se pasa un justificante cuyo gasto se produjo un día y una hora que no coincide con el viaje de trabajo. Los gastos realizados durante el fin de semana o en días festivos, y el reportar gastos antiguos son las principales trampas que se encuadran dentro de esta categoría.

Según se desprende del análisis, el mayor fraude se corresponde con la práctica de editar información de los tiques y justificantes (un 30 %) con un coste de 30,05 millones de euros. Le sigue la práctica de pasar tiques antiguos (un 22 % y con un coste de 14,8 millones), que es un tipo de fraude que en 2020 representaba el 39 %. En tercer lugar, se sitúa la habilidad para pasar el mismo tique varias veces (20 %).

Por el contrario, se ha reducido un 12% el intentar superar el importe máximo autorizado para el gasto. Una prueba de que cuando las políticas de gastos de empresa y la gestión y control eficiente de los gastos van de la mano se pueden obtener resultados muy satisfactorios. Lo que no ha sufrido variación y se mantiene en un 6 % es el hecho de pasar gastos correspondientes a días festivos, fin de semana o vacaciones

Las empresas que destinan más recursos a detectar el fraude interno son las empresas grandes (91 %) seguidas de las medianas (77 %). En el lado opuesto, llama la atención que casi una de cada dos empresas pequeñas (43 %) no presta atención a este tipo de gastos.